關(guān)于征求《房地產(chǎn)估價(jià)檔案管理指導(dǎo)意見(jiàn)》
意見(jiàn)的通知
我會(huì)二屆五次理事會(huì)初次審議了《房地產(chǎn)估價(jià)檔案管理指導(dǎo)意見(jiàn)（草案）》。會(huì)后，秘書(shū)處根據(jù)理事提出的修改意見(jiàn)，對(duì)該指導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行了修改，形成了《房地產(chǎn)估價(jià)檔案管理指導(dǎo)意見(jiàn)（征求意見(jiàn)稿）》?，F(xiàn)全文公布，向廣大房地產(chǎn)估價(jià)師、房地產(chǎn)估價(jià)機(jī)構(gòu)公開(kāi)征集意見(jiàn)。
大家可發(fā)送電子郵件（zhangyong@cirea.org.cn）提出意見(jiàn)，也可以將意見(jiàn)寄送中國(guó)房地產(chǎn)估價(jià)師與房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人學(xué)會(huì)(北京市海淀區(qū)首體南路9號(hào)主語(yǔ)國(guó)際7號(hào)樓11層，郵編：100048，聯(lián)系人：張勇)。意見(jiàn)征集截止日期：2014年4月30日。
房地產(chǎn)估價(jià)檔案管理指導(dǎo)意見(jiàn)
（征求意見(jiàn)稿）
第一條（制定目的和依據(jù)）? 為加強(qiáng)和規(guī)范房地產(chǎn)估價(jià)檔案管理，保證房地產(chǎn)估價(jià)檔案完整、真實(shí)和安全，促進(jìn)房地產(chǎn)估價(jià)行業(yè)健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)電子簽名法》、《房地產(chǎn)估價(jià)機(jī)構(gòu)管理辦法》等法律法規(guī)以及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《房地產(chǎn)估價(jià)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，制定本指導(dǎo)意見(jiàn)。
第二條（估價(jià)檔案的定義）? 本指導(dǎo)意見(jiàn)所稱(chēng)房地產(chǎn)估價(jià)檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)估價(jià)檔案），是指房地產(chǎn)估價(jià)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)估價(jià)機(jī)構(gòu)）和注冊(cè)房地產(chǎn)估價(jià)師（以下簡(jiǎn)稱(chēng)估價(jià)師）在估價(jià)活動(dòng)中獲得和形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、影像等形式的資料。
第三條（估價(jià)檔案管理制度）? 估價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全估價(jià)檔案管理制度，明確一名機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人主管估價(jià)檔案管理工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)實(shí)施估價(jià)檔案管理工作。有條件的估價(jià)機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)配備專(zhuān)職人員或者設(shè)立專(zhuān)門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施估價(jià)檔案管理工作。
第四條（分支機(jī)構(gòu)檔案管理）? 估價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)分支機(jī)構(gòu)估價(jià)檔案的管理，督促分支機(jī)構(gòu)嚴(yán)格執(zhí)行估價(jià)檔案管理制度，定期檢查分支機(jī)構(gòu)估價(jià)檔案管理工作。有條件的估價(jià)機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)將分支機(jī)構(gòu)的估價(jià)檔案集中到估價(jià)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。
第五條（檔案管理流程）? 估價(jià)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)包括估價(jià)檔案的收集、整理、保存、利用和銷(xiāo)毀等。
第六條（歸檔范圍）? 下列估價(jià)資料應(yīng)當(dāng)歸檔：
（一）估價(jià)報(bào)告，包括封面、致估價(jià)委托人函、目錄、注冊(cè)房地產(chǎn)估價(jià)師聲明、估價(jià)假設(shè)和限制條件、估價(jià)結(jié)果報(bào)告、估價(jià)技術(shù)報(bào)告、附件；
（二）估價(jià)委托書(shū)和估價(jià)委托合同；
（三）估價(jià)所依據(jù)的估價(jià)委托人提供的資料；
（四）估價(jià)對(duì)象實(shí)地查勘記錄；
（五）估價(jià)報(bào)告內(nèi)部審核記錄；
（六）估價(jià)中的重大分歧意見(jiàn)記錄；
（七）有重要專(zhuān)業(yè)幫助的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。
第七條（保存形式）? 估價(jià)報(bào)告中除估價(jià)技術(shù)報(bào)告以外的部分，以及估價(jià)委托書(shū)和估價(jià)委托合同、估價(jià)所依據(jù)的估價(jià)委托人提供的資料、估價(jià)對(duì)象實(shí)地查勘記錄、估價(jià)報(bào)告內(nèi)部審核記錄、估價(jià)中的重大分歧意見(jiàn)記錄、有重要專(zhuān)業(yè)幫助的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)采用紙介質(zhì)保存。其他估價(jià)資料可以采用電子介質(zhì)保存。
有條件的估價(jià)機(jī)構(gòu)，可以將紙質(zhì)估價(jià)檔案電子化，同時(shí)采用電子介質(zhì)保存。
估價(jià)資料同時(shí)采用紙介質(zhì)和電子介質(zhì)保存的，兩者的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)一致；內(nèi)容不一致的，除有證據(jù)證明紙介質(zhì)的內(nèi)容確有錯(cuò)誤外，以紙介質(zhì)的內(nèi)容為準(zhǔn)。
第八條（形式和樣式的統(tǒng)一）? 估價(jià)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔的估價(jià)資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一形式和樣式，保證字跡清楚、影像清晰、頁(yè)面整潔。
電子估價(jià)資料的歸檔，應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T 117-2007）執(zhí)行。
第九條（估價(jià)資料移交）? 估價(jià)資料應(yīng)當(dāng)自估價(jià)報(bào)告出具之日起30日內(nèi)完成歸檔。估價(jià)機(jī)構(gòu)內(nèi)任何部門(mén)和個(gè)人不得拒絕估價(jià)資料歸檔或者將其據(jù)為己有。
第十條（估價(jià)資料檢查）? 估價(jià)資料歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)檢查是否齊全、完整。對(duì)于符合歸檔要求的估價(jià)資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以歸檔；對(duì)于不符合歸檔要求的估價(jià)資料，應(yīng)當(dāng)完善后予以歸檔。
第十一條（檔案分類(lèi)方法）? 估價(jià)檔案應(yīng)當(dāng)以方便歸檔管理和查找利用為原則，按照“年度—估價(jià)目的—地區(qū)”或者“估價(jià)目的—年度—地區(qū)”等方法進(jìn)行分類(lèi)。規(guī)模較小的估價(jià)機(jī)構(gòu)，分類(lèi)層次可相應(yīng)減少。分類(lèi)方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。
第十二條（估價(jià)資料立卷）? 估價(jià)資料應(yīng)當(dāng)按照“一個(gè)估價(jià)項(xiàng)目一檔”和本指導(dǎo)意見(jiàn)第六條所列順序整理立卷，并編制卷內(nèi)目錄、案卷編號(hào)，填寫(xiě)備考表、案卷封面和案卷脊背。
第十三條（編制案卷目錄和檔案索引）? 估價(jià)檔案分類(lèi)后應(yīng)當(dāng)按照年度或者估價(jià)目的及時(shí)編制案卷目錄。估價(jià)機(jī)構(gòu)可以采用估價(jià)報(bào)告編號(hào)、估價(jià)項(xiàng)目名稱(chēng)、估價(jià)委托人等作為關(guān)鍵詞編制檔案索引。
第十四條（保存場(chǎng)所）? 估價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配置適當(dāng)?shù)膱?chǎng)所和必要的裝具保存估價(jià)檔案。電子估價(jià)檔案應(yīng)當(dāng)有專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)器，并具有兩個(gè)以上安全的備份。
第十五條（禁止變動(dòng)）? 估價(jià)檔案應(yīng)當(dāng)有序存放、妥善保管、避免損壞、防止丟失、查找方便。任何單位和個(gè)人不得對(duì)估價(jià)檔案的內(nèi)容進(jìn)行改動(dòng)、更換和刪除。
對(duì)于已歸檔的估價(jià)檔案，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)檔案毀損或者丟失的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定采取補(bǔ)救措施，滿足歸檔要求。
第十六條（保密要求）? 估價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定估價(jià)檔案查閱辦法，明確查閱手續(xù)等事項(xiàng)，對(duì)估價(jià)檔案中涉及的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和個(gè)人隱私應(yīng)當(dāng)予以保密。
第十七條（保存期限）? 估價(jià)檔案的保存期限自估價(jià)報(bào)告出具之日起不得少于10年。法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的，依照其規(guī)定。
第十八條（合作項(xiàng)目的檔案管理）? 兩家以上房地產(chǎn)估價(jià)機(jī)構(gòu)合作承擔(dān)同一估價(jià)項(xiàng)目的，應(yīng)當(dāng)共同協(xié)商確定一家房地產(chǎn)估價(jià)機(jī)構(gòu)為牽頭單位，負(fù)責(zé)估價(jià)項(xiàng)目的檔案管理。
第十九條（檔案銷(xiāo)毀）? 估價(jià)檔案保存期限屆滿，可以對(duì)沒(méi)有繼續(xù)保存和利用價(jià)值的估價(jià)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。
需要銷(xiāo)毀的估價(jià)檔案，應(yīng)當(dāng)提取估價(jià)報(bào)告編號(hào)、估價(jià)項(xiàng)目名稱(chēng)、估價(jià)委托人、估價(jià)目的、估價(jià)對(duì)象、估價(jià)結(jié)果、估價(jià)師等數(shù)據(jù)。提取的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)以電子介質(zhì)永久保存。
第二十條（檔案移交）? 估價(jià)檔案管理人員或者部門(mén)發(fā)生變動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)。
估價(jià)機(jī)構(gòu)分立、合并、終止（包括撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)等），估價(jià)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)會(huì)同有關(guān)單位和人員編制估價(jià)檔案移交清冊(cè)，按照下列規(guī)定移交檔案。
（一）估價(jià)機(jī)構(gòu)分立的，應(yīng)當(dāng)將估價(jià)檔案移交承繼原房地產(chǎn)估價(jià)機(jī)構(gòu)資質(zhì)的一方；
（二）估價(jià)機(jī)構(gòu)合并的，應(yīng)當(dāng)將估價(jià)檔案移交合并后存續(xù)或者新設(shè)立的估價(jià)機(jī)構(gòu)；
（三）估價(jià)機(jī)構(gòu)終止的，應(yīng)當(dāng)將估價(jià)檔案移交所屬地區(qū)檔案館。檔案館根據(jù)檔案價(jià)值確定接收或者有償代管。
第二十一條（其他情況檔案管理）? 估價(jià)機(jī)構(gòu)對(duì)于未完成但已終止的估價(jià)項(xiàng)目的估價(jià)資料，應(yīng)當(dāng)參照本指導(dǎo)意見(jiàn)歸檔。
房地產(chǎn)咨詢等非房地產(chǎn)估價(jià)業(yè)務(wù)檔案的管理，參照本指導(dǎo)意見(jiàn)執(zhí)行。
第二十二條（解釋機(jī)構(gòu)）? 本指導(dǎo)意見(jiàn)由本會(huì)常務(wù)理事會(huì)負(fù)責(zé)解釋。
第二十三條（施行日期）? 本指導(dǎo)意見(jiàn)已經(jīng)2014年? 月? 日本會(huì)第三屆理事會(huì)第? 次會(huì)議審議，自2014年 月日起施行。